Come risparmiare tempo e denaro grazie ai software per la fattura elettronica
nL'entrata in vigore degli attuali obblighi fiscali su rendicontazione ed emissione di ricevute risale al 1 gennaio 2019. A partire da questa data, il software per la fattura elettronica ha assunto un ruolo sempre più preponderante.
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nNell'arco di poco tempo, è passato da strumento accessorio (e riservato ad un uso occasionale) a vero e proprio must have all'interno della gestione aziendale. Diverse imprese, infatti, ne adottano almeno uno con successo, a volte dopo un periodo di prova.
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nGrazie a pochi e semplici comandi, le operazioni diventano più agevoli e gli errori di conteggio un vago ricordo. Tali caratteristiche ne rendono idoneo l'utilizzo per qualsiasi tipo di attività, dalla più grande alla più piccola. Nelle prossime righe vedremo in dettaglio ogni aspetto.
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Gestionali per la fatturazione, uno sguardo più ravvicinato
nNegli ultimi tempi, gli esperti di informatica hanno elaborato programmi leggeri, rapidi e semplici da utilizzare, anche in ambito contabile. Lo stesso provider è in grado di offrire un vasto ventaglio di opzioni, al fine di soddisfare le richieste di un target quanto più variegato possibile. Ma resta una domanda: che cosa fanno i software per la fattura elettronica?
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nPermettono la compilazione, l'elaborazione e il calcolo degli importi da esigere su un file digitale in formato XML. Questo sostituisce il modulo cartaceo: deve rispondere ai requisiti di legge e risultare idoneo all'interscambio, sia in fase di invio che di ricezione. Alcuni sistemi dispongono di uno spazio per la conservazione delle ricevute, in modo da tenerle in ordine e trovarle all'occorrenza.
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nIl mercato propone un'ampia gamma di pacchetti gratuiti e a pagamento, a seconda dei servizi inclusi. Molti sviluppatori hanno lanciato dei software per fare fattura elettronica, adeguati alle esigenze di tutte le imprese e a prezzi accessibili.
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nI punti cardine dei software a pagamento per le fatture digitali
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Rispetto alle versioni free, i programmi non gratuiti vantano funzionalità accessorie mirate alla semplificazione. A vantaggi come comodità, velocità e precisione se ne aggiungono altri, tra cui è bene ricordare:
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n○ presenza di tool e algoritmi per i conteggi
n○ numerazione e datazione automatiche di ciascun documento emesso
n○ errori prossimi allo zero
n○ utilizzo di filtri per le ricerche
n○ invio e ricezione dei file senza connessione ad un portale
n○ conoscenza dell'esito (accettazione o scarto) nelle modalità e nei tempi previsti
n○ opportunità di conservare e scaricare le fatture, anche in mobilità.
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nLa scelta di un gestionale consente, inoltre, di abbattere l'ingombro degli spazi un tempo riservati all'archiviazione. In particolare, questo vale per le attività che registrano un numero elevato di transazioni.
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nUtilizzare un software per contabilizzare le ricevute è imposto dalla legge?
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L'obbligo di fatturazione elettronica non implica l'installazione di un software dedicato, altrimenti il mancato impiego sarebbe passibile di sanzione. Tuttavia è innegabile il suo contributo all'organizzazione dell'impresa: in mancanza di programmi bisognerà appoggiarsi alla PEC o a siti web esterni, con le incognite del caso.
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nSolitamente questi servizi hanno bisogno dell'apertura di un account, il più delle volte a pagamento o in prova per un periodo limitato. Nella fase di screening occorre verificare alcuni aspetti, come la frequenza di utilizzo prevista e eventuali limitazioni sui volumi di invio.
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nAnche in assenza di un programma, la fattura dovrà essere leggibile, integra e contenere tutti i dati obbligatori, indipendentemente dal sistema scelto. La decisione definitiva, quindi, spetterà alle aziende dopo un attento esame.
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